Life

De CEO’s van Google, Yahoo en Facebook leren je beter vergaderen

Hoe vaak zit je in een vergadering waarvan je het nut niet inziet?

We willen allemaal productiever werken, maar hoe begin je daaraan? Tim Christiaens schreef er met ‘Dive At Work’ een boek over en gidst je op Manners door een werkweek vol afleiding. Vandaag: beter vergaderen kun je leren, en wel van de Googles van deze wereld. 

Hoe vaak zit je in een vergadering waarvan je het nut niet inziet? Of waarvan je de bijdrage van sommige collega’s of van jezelf niet relevant vindt? We zitten nog steeds vast in ‘het goede oude vergaderen’, waarbij de uiteindelijke doelen al te vaak uit het oog verloren worden. Bij bedrijven als Google, Facebook en Tesla pakken ze dat nét ietsje anders aan.

Vergaderen bij de grote Amerikaanse bedrijven

Hoe proberen de grote Amerikaanse bedrijven hun vergaderrendement te verhogen? Sheryl Sandberg, operationeel directeur van Facebook, brengt steeds hetzelfde notitieboekje mee naar de meetings. In dat boekje staat een lijst van discussie- en actiepunten die ze één voor één afvinkt. Wanneer zij de pagina uit het boekje scheurt, weet je dat de meeting afgelopen is.

Tesla-CEO Elon Musk wil dat zijn mensen zich grondig voorbereiden. Als hij merkt dat iemand die moeite niet heeft gedaan, blijft hij doorvragen en laat hij duidelijk merken dat hij het niet tolereert.

Google-CEO Larry Page stuurde bij zijn aantreden een e-mail naar elke Google-medewerker met de vraag om te vergaderen als een hongerige start-up in plaats van een grote mastodont met dertigduizend werknemers. Page noemde drie aandachtspunten: 1) Er moet altijd een beslissingsnemer aanwezig zijn. Als er geen beslissing genomen moet worden, gaat de meeting niet door. 2) Tien aanwezigen is het maximum en 3) Iedere deelnemer zorgt voor input, anders is hij niet welkom.

Yahoo-CEO Marissa Mayer zoekt elk voorstel tot op de bodem uit. Haar standaardvragen zijn: ‘Hoe werd dit onderzocht?’, ‘Wat is het plan van aanpak?’ en ‘Wat is jouw rol in het verhaal?’.

Hoe kun je zelf beter vergaderen?

Jij bent misschien niet de CEO en je werkt mogelijk ook niet voor Google, maar toch kun je een positieve impact hebben op het vergaderregime op jouw werk. Je zou dit artikel bijvoorbeeld eens aan je baas kunnen laten lezen, of beter nog: kom meteen met enkele concrete suggesties.

Stel bijvoorbeeld voor dat er gevraagd wordt aan alle deelnemers van een vergadering om de meeting kort voor te bereiden, en help je baas de notoire laatkomers aan te pakken. De kans is groot dat hij blij is met je suggesties, want zo kunnen jullie voortaan meteen tot de kern komen als jullie aanschuiven aan de vergadertafel.

Vertrek voorbereid naar een vergadering

De aanpak van de grote internationale CEO’s leert ons dat je maar beter goed voorbereid naar de vergadering kan gaan. Jammer genoeg is dat vaker fictie dan realiteit. Iedereen weet dat een slechte voorbereiding leidt tot een inefficiënte meeting.

Toch is het in veel organisaties de gewoonte om zonder enige voorbereiding op meetings te verschijnen. Het hoeft dan niet te verbazen dat de deelnemers die zich wel goed voorbereiden, langzaam maar zeker gedemotiveerd raken. Je kunt er gif op innemen dat uiteindelijk ook zij onvoorbereid op de afspraak zullen verschijnen.

Maak korte metten met laatkomers

Er zijn een aantal mogelijkheden om laatkomers aan te pakken. Zo liet de CEO van een bekende multinational de overgebleven stoelen weghalen zodat de laatkomers de hele meeting moesten blijven staan. Voor de medewerkers die op tijd komen is het een plezierige start van de vergadering en voor de laatkomers een pijnlijke confrontatie. Deze tip blijkt te werken, maar het blijft opletten voor onvoorziene omstandigheden, zoals overmacht, die het te laat komen veroorzaakten.

Een andere tip is het spaarvarken van Artsen Zonder Grenzen dat dankbaar het aantal minuten dat je te laat bent omzet in te ontvangen euro’s. Hoewel het te laat komen voor een goed doel nuttig kan zijn, blijkt iedereen plots op tijd te kunnen komen.

Minder sympathiek is de vraag aan de laatkomers of ze de reeds besproken punten even kunnen samenvatten. Na de stilte die volgde, vroeg de baas aan de laatkomers in kwestie om een inschatting te maken van wat het de organisatie zou kosten als iedereen op hen had gewacht. Dat is confronterend, maar wel effectief.

Op zich zijn dit drie nuttige tips, maar probeer ervoor te zorgen dat het verhaal constructief blijft, anders zal het effect maar kortstondig zijn … en wil niemand überhaupt nog met jou vergaderen.

‘Dive at work’

Tim Christiaens is de oprichter van Time Management Company dat organisaties in binnen-en buitenland inspireert om productiever te werken. Je vindt ‘Dive at Work’ in de boekhandel of via de website. 

Dive at work

Manners België is er nu ook tweewekelijks in je inbox!

Schrijf je hier in op onze nieuwsbrief


11-02-2019 - Jutta