Life 4 feb 2019 Jutta

Nooit meer in cc: efficiënter mailen met collega’s en klanten

We willen allemaal productiever werken, maar hoe begin je daaraan? Tim Christiaens schreef er met ‘Dive At Work’ een boek over en gidst je op Manners door een werkweek vol afleiding. Vandaag: zo schep je orde op zaken in je inbox, ga je efficiënter mailen en word je niet meer voortdurend gestoord door nieuwe berichten.

We moeten af van de cc-cultuur en weer efficiënter mailen met klanten en collega’s, want voor je het weet ben je drie uur per dag je mailbox aan het doorploeteren. Dankzij onderstaande tips hou je weer tijd over voor je eigenlijke job.

1. Antwoord niet meteen op mails of berichten

Antwoord nooit meteen op een e-mail of een chatbericht, want voor je het beseft, gaat je contactpersoon ervan uit dat hij via mail ook dringende boodschappen kan versturen. Zelfs al zie je een mail binnenkomen, dan doe je er toch nog goed aan om niet meteen te antwoorden. Zo maak je duidelijk dat in jouw geval de telefoon een geschikter communicatiemiddel is voor dringende zaken.

Nog een reden om hieraan vast te houden: mailen is een onduidelijke vorm van communicatie en je weet nooit hoe jouw snelle reactie overkomt. Bij goed weer en goedgezinde collega’s kan de ontvanger misschien denken dat je hem snel en professioneel verder helpt. Bij slecht weer en minder goedgezinde collega’s zou het kunnen dat de ontvanger denkt dat je niets beters te doen hebt dan wachten op zijn mails.

Een bijkomend hulpmiddel is je out of office-functie die je enkele uren kunt aanzetten als je niet gestoord wilt worden. Zo heb je tenminste niet constant het gevoel dat je naar die inbox moet om eventuele dringende zaken op te pakken. Bovendien vermijd je telefoons met de vraag ‘of je de mail al gezien hebt’.

E-mail openen buiten werktijd? Levensgevaarlijk!

2. Leer je mailprogramma kennen

Dit is heel belangrijk om tijd te winnen. Google hoe je onderstaande zaken kunt doen in jouw e-mailprogramma en help meteen je collega’s om ze ook toe te passen, anders beland je alsnog constant in cc.

  • E-mailberichten naar de agenda of takenlijst slepen
  • Opstellen van een takenlijst, eventueel met bijlagen, die voor elk teamlid zichtbaar is
  • Taken toewijzen aan collega’s
  • Opstellen en gebruik van regels om e-mails automatisch naar een bepaalde map te sturen
  • Meldingen nieuwe e-mails uitschakelen
  • Het systeem van snelle stappen
  • Categorieën aanmaken in de e-mailbox, evenals takenlijst en agenda
  • Een standaard mappenstructuur aanmaken
  • Herinneringen aanmaken
  • Out of office-berichten instellen
  • Het systeem van autoarchivering

3. Ontvet je mailbox

Om efficiënt te kunnen werken zou je je mailbox anders moeten benaderen. Of je liever met folders of met kleurtjes en categorieën werkt, moet je zelf uitproberen en eventueel bijsturen, maar probeer eens drie mappen aan te maken: een actiemap, een follow-up map en een archiefmap.

Elke e-mail is een beslissing waard en je hebt drie keuzes: je doet het meteen, je stelt het uit of je delegeert de mail. In het eerste geval onderneem je meteen actie. De actie zou kunnen zijn dat je de e-mail meteen beantwoordt. Houd wel rekening met de twee-minutenregel; dat betekent dat je de actie in minder dan twee minuten zou moeten kunnen voltooien. Uiteraard kan de actie ook zijn dat je de e-mail archiveert of verwijdert.

In het tweede geval stel je de actie uit. Als je de e-mail vandaag nog moet behandelen, sleep ‘m dan naar je actiemap. Gaat het om een grotere taak, dan sleep je de e-mail meteen naar je agenda waarin je dan een tijdsblok plant.

In het laatste geval delegeer je de actie. Als je de actie vandaag of morgen wilt laten uitvoeren, sleep de mail dan eventueel naar je follow-up-folder.

efficiënter mailen

4. Efficiënter mailen = niet mailen

Je zou er ook voor kunnen kiezen om – althans binnen het bedrijf – e-mails zoveel mogelijk buitenspel te zetten. Dat doe je bijvoorbeeld met de communicatietool Slack. Het grote voordeel ten opzichte van een mailbox is dat Slack minder tijd opslorpt én sneller de juiste personen bereikt.

Ben je niet zelf in charge maar moet je je baas overtuigen van dit communicatiemiddel? Dit kan helpen: Slack is de alles-in-één app die ervoor zorgt dat we onze kennis veel sneller en efficiënter kunnen verspreiden. Het resultaat is minder mails, minder openstaande vensters die om je aandacht vragen en meer tijd voor andere taken.

Wel moet je je chatvenster niet de hele dag open laten staan. Anders wordt Slack, net zoals e-mail, een stoorzender van formaat.

‘Dive at work’

Tim Christiaens is de oprichter van Time Management Company dat organisaties in binnen-en buitenland inspireert om productiever te werken. Je vindt ‘Dive at Work’ in de boekhandel of via de website. 

Dive at work
Reageer op artikel:
Nooit meer in cc: efficiënter mailen met collega’s en klanten
Sluiten