Life

Zo voorkom je miscommunicatie op de werkvloer

Als je met anderen moet samenwerken loopt er altijd iets mis ...

Succes komt niet zomaar aanwaaien en die loonsverhoging krijg je niet omdat je altijd vriendelijk naar de baas lacht. Werken zul je! Om het leed te verzachten schotelt Manners je wekelijks een tip voor die je carrière vooruit kan helpen. Dat doen we op maandag, zo kom je meteen op stoom voor een productieve werkweek. 

Als je met anderen moet samenwerken loopt er altijd iets mis. Mensen worden ziek, leveren hun bijdrage niet op tijd in of hebben hun opdracht niet helemaal begrepen. Hoe dichter bij de deadline, hoe groter de frustratie. Aan de grondslag daarvan ligt meestal een of andere miscommunicatie en daar kan je iets aan doen.

Besteed genoeg aandacht aan communicatie

Het klinkt logisch: om miscommunicatie te voorkomen, moet je genoeg communiceren. Toch schiet dat er in hectische periodes nog weleens bij in. Je zegt een lunch met een collega af omdat je daar écht geen tijd voor hebt of stuurt tussendoor wat mailtjes zonder echt te letten op hoe duidelijk ze zijn of hoe vriendelijk ze overkomen. Minder communiceren lijkt tijd te besparen, maar uiteindelijk doet het dat natuurlijk niet.

Bel, mail niet (of minder)

Mailen is handig en snel, maar het is ook tricky, omdat je collega geen idee heeft op welke toon je iets zegt en minder snel vragen terug zal stellen. Vaak gebruik je in formele mails ook iets minder smileys, waardoor ze vaak onvriendelijk overkomen. Uiteindelijk is bellen sneller, en kan je de nuances van je verhaal beter aanstippen.

Stel genoeg vragen om miscommunicatie te voorkomen

We trekken vaak onze eigen conclusies over dingen, met name in discussies. We gaan ervan uit dat mensen ons verhaal wel snappen en het ook met ons eens zijn, terwijl dat misschien helemaal niet zo is. In meetings is het daarom handig om niet alleen je eigen monoloog te houden, maar vooral ook vragen te stellen over de ideeën of gedachten van de ander.

Schrijf taakverdelingen op

‘Huh, dit zou jij toch doen? Nee, ik heb het niet gedaan.’ Er is een reden waarom er in vergaderingen altijd genotuleerd wordt, maar in kleinere meetings gebeurt dat niet altijd. Dan kan er een miscommunicatie ontstaan over de taakverdeling, en dat is niet handig – zeker niet als bepaalde dingen nogal haast hebben. Maak je mondeling een afspraak, dan is het dus handig om die ook nog even op papier te zetten. En zorg natuurlijk dat alle betrokken partijen ingelicht zijn over de taakverdeling.

Zorg dat al je collega’s op de hoogte zijn

Als je in een groter team werkt, kan er nog weleens een mogelijkheid zijn dat sommige mensen zich vergeten voelen. Hebben jullie bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering op dinsdagochtend en zitten er zo veel mensen aan tafel dat het lijkt alsof jullie compleet zijn, dan vergeet je zomaar dat er ook twee mensen ziek zijn. Voor goede communicatie moet iedereen op de hoogte zijn van wat er zoal gebeurt in het bedrijf en waar iedereen mee bezig is, of toch zeker de mensen voor wie het relevant is.

Houd rekening met de persoonlijkheid van de ander

Communicatie vindt plaats tussen twee of meerdere mensen, dus hoe formeel je het ook aanpakt: uiteindelijk komen er altijd gevoelens en persoonlijkheden bij kijken. Zo kun je er bijvoorbeeld op letten dat je die verlegen collega die ideeën niet altijd durft te opperen, actief betrekt bij een vergadering. Of dat je er niet meteen vanuit gaat dat iemand iets slecht bedoelt als hij of zij soms wat kattig uit de hoek komt. De sfeer op de werkvloer is stukken beter als iedereen zich begrepen en gewaardeerd voelt.

Bron: Bedrock

Manners België is er nu ook tweewekelijks in je inbox!

Schrijf je hier in op onze nieuwsbrief


06-05-2019 - Jutta